1．文件

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

2．电子文件

以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

3．CAD电子文件

由CAD系统产生的电子文件。

4．文种

按性质和用途确定的文件种类的名称。

5．文稿

文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。

6．文本

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

7．正本

有规范格式和生效标志的正式文本。

8．副本

再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。

9．档案

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

10．文书档案

反映党务、行政管理等活动的档案。

11．科学技术档案

反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

12．专业档案

反映专门领域活动的档案。

13．音像档案

记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。

14．私人档案

私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。

15．档案工作

管理档案和档案事业的活动。

16．档案行政管理部门

具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。

17．档案馆

集中管理特定范围档案的专门机构。

18．综合档案馆

按照行政区域或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。

19．专业档案馆

管理特定范围专业档案的档案馆。

20．部门档案馆

专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。

21．企业档案馆

企业设置的管理本企业档案的档案馆。

22．文件中心

介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。

23．档案室

国家机构、企事业单位或其他组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。

24．归档文件

是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

25．归档文件整理

归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

26．件

件是指归档文件整理的基本单位。

27．档案分类方案

档案分类方案是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料。

28．归档号

归档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。它包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）、页数等编号项目。

29．档案收集

档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

30．归档

办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

31．档案移交

是指机关、团体、企事业单位和其他组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接。

32．档案寄存

是指集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者。

33．档案征购

是指国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。

34．档案捐赠

是指无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。

35．档案馆档案征集

档案馆档案的征集是指档案馆依法对属于本馆档案接收范围的散存于社会的档案，通过协商、购买或强制等各种手段收集进馆的工作过程，是档案馆的一项经常性档案收集工作。

36．立档单位

立档单位是指符合全宗构成条件，所形成的档案能构成一个全宗的组织或个人，又称为“全宗构成者”。立档单位的基本要素有：（1）相对独立的行文权；（2）相对独立的财务处置权；（3）相对独立的人事任免权。

37．全宗

全宗是档案馆内的一个档案保管单位，是指一个立档案单位形成的，内部有机构成的全部档案。

38．独立全宗

独立全宗是由一个立档单位所形成的全宗。

39．联合全宗

联合全宗是两个或两个以上密不可分的立档单位形成的档案而构成的全宗。形成联合全宗的立档案单位，目前主要是合署办公的机关，即通常所说的“一套班子两块牌子”的机关。

40．全宗汇集

全宗汇集是将若干个立档单位形成的全宗按照一定的原则和联系，人为地汇集而成的全宗级的档案保管单位。其主要特征是档案来源不同，联系松散，人为组合，一般一个立档单位的档案数量较少。全宗汇集一般可以按历史时期、立档单位性质、地位冠以综合名称。

41．档案汇集

档案汇集是档案馆按不同的历史时期将立档单位无法确定的档案人为地汇集而成的全宗级的档案保管单位。档案汇集的名称只能拟写。如“某某时期档案汇集”，“某某时期某某地区房地契档案汇集”等。

42．人物全宗

人物全宗是指人类个体在其一生活动中形成的档案整体，又称为个人全宗。人物全宗的类型又分为独立人物全宗、联合人物全宗和人物全宗汇集三种。

43．群体全宗

群体全宗是指群体人物在一定活动中形成的全部档案。群体是指一群人在同一规范与目标下协同进行社会活动的一种组合。如家庭、家族、课题组、兴趣组等都是一种群体。

44．档号

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

45．档案整理

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

46．案卷

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

47．档案编目

按照一定的规则进行档案著录，并将条目组织成目录的过程。

48．案卷目录

以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

49．卷内文件目录

登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

50．全引目录

以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。

51．专题目录

按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。

52．索引

指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

53．档案开放

档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。

54．档案公布

将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。

55．档案证明

依据档案的记载出具的凭证性文件。

56．档案展览

按一定主题展示档案的活动。

57．档案保管

维护档案完整与安全的活动。

58．档案修复

使受损或褪变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。

59．立卷说明

立卷说明是总结和介绍本年度机关立卷工作、案卷和机关基本情况的专用文件，又称为立卷小结或立卷总结。包括本年度机关的基本情况、文件材料立卷情况、归档文件的内容与成份简介。

60．全宗指南

全宗指南是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，又称为全宗介绍。全宗指南由封页（全宗指南名称、时间、全宗号）、正文（全宗构成者沿革、档案情况简介、档案内容与成份介绍）、备注三部分组成。

61．档案鉴定工作

档案鉴定工作是指档案馆（室）及档案人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限，处理剔除而不再保存档案的一项具体档案业务工作。

62．档案保管期限

档案保管期限是档案管理机构和人员根据档案的保存价值人为确定的档案保存期限。

63．档案统计工作

档案统计工作就是运用统计学原理，以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。

64．档案检索工具

档案检索工具是指按照一定的标准组合制作的，用于快速查找档案文件及其内容的指引性目录和信息工具。它具有存贮和检索两个方面的功能。

65．档案馆指南

档案馆指南是全面介绍和报道档案馆基本情况和馆藏内容，指导利用者查阅利用档案、资料的工具书。其一般由提示、正文和补充三个部分组成。提示部分包括封面、扉页、前言和目录；正文部分包括档案馆概况、馆藏档案介绍和馆藏资料介绍；补充部分包括索引、附录和插图等参与资料。